Instructions aux présentateurs
Posters
Le poster: un mode de communication valorisé
Veuillez bien noter qu’un poster ne constitue en aucune manière une communication de seconde zone. Le comité d’organisation prépare une plateforme de posters qui sera très attractive, et a alloué un créneau horaire spécifique, sans autre activité concurrente, pour la tenue d’une session de posters stimulante et conviviale.
Les posters feront l’objet d’un traitement égal à celui des communications orales dans les actes du congrès et seront accessibles en ligne au format pdf (sous réserve de l’autorisation des auteurs).
Format des posters
Les posters devront être au format A0 (841 x 1189 mm ; 46.5 x 37.8 inch) et orientés en mode portrait. Les auteurs devront arriver sur le lieu du congrès avec leurs posters déjà imprimés. Ne surchargez pas les posters en textes et figures. Choisissez une police lisible et de bonne taille: pour tester la lisibilité, imprimez votre poster en format A4 et assurez-vous que vous pouvez en lire tout le contenu aussi aisément que dans un livre.
Les posters devront être rédigés en anglais.
Quand installer/désinstaller votre poster
À votre arrivée, après avoir récupéré votre badge auprès du comptoir d’enregistrement, prière de vous rendre dans la zone d’exposition des posters où des membres du comité d’organisation vous assisteront pour localiser l’emplacement prévu pour votre poster et vous fourniront les accessoires nécessaires pour l’accrochage. L’écheveau sera recouvert de veltonyl permettant de fixer le poster à l’aide de pastilles en velcro.
Le hall des posters sera accessible à partir de dimanche 20 mai à 15h00. Tous les posters devraient être installés avant le lundi 21 mai à 19h30.
La désinstallation des posters devra être assurée avat le vendredi 25 mai à 12h00.
Les organisateurs ne pourront être tenus responsables de la perte ou de la détérioration des posters qui n’auront pas été désinstallés par auteurs dans les délais impartis.
Session spéciale dédiée à la présentation des posters
Tous les posters sélectionnés pour le congrès pourront être présentés durant la session de poster prévue le mercredi 23 mai 2012, de 8h30 à 11h00. Des viennoiseries et des boissons seront servies dans le hall de poster pour accroître la convivialité.
La zone des posters accueillera également les pauses café durant toute la semaine ; des présentations informelles des posters pourront se tenir durant ces pauses.
Les auteurs de posters seront invités à se tenir à proximité de leur poster pour le présenter aux visiteurs et répondre à leurs questions. Cartes de visites et versions imprimées réduites en format A4 pourront être suspendues à proximité du poster pour permettre aux visiteurs de se servir.
Les posters seront agencés en fonction des sessions orales auxquelles ils sont éventuellement rattachés. Plusieurs organisateurs de sessions orales ont prévu d’allouer du temps à l’introduction de ces posters (prière de contacter votre responsable de session pour vérifier ce qui est prévu dans la session qui vous concerne). Si votre poster est effectivement concerné, vous serez invités à fournir une version électronique en format pdf de votre poster afin qu’il soit projeté sur écran durant votre présentation.
Présentation vidéo de votre poster
Les auteurs qui le souhaitent pourront introduire leur poster à travers une courte vidéo de 2-3 mn. Toutes les vidéos reçues seront projetées en boucle durant toute la durée du congrès sur des écrans LCD installés dans le hall des posters. Si vous êtes intéressés à produire une telle vidéo ou si vous êtes séduits par l'idée mais n'avez aucun moyen de la réaliser, merci de nous en informer par un courriel en précisant "Poster videos" dans l'objet de votre message.
Consulter la démo vidéo ci-dessous (bientôt disponible)
Présentation orale
Chaque session académique disposera d’un mode de fonctionnement propre, fixé par les organisateurs de sessions. Prière de vous rapprocher de l’organisateur de votre session pour plus d’informations.
La principale contrainte d’une présentation orale est le respect du temps. La durée de la présentation et le temps alloué aux questions varieront d’une session à l’autre. Attention, les animateurs de sessions seront très stricts dans la gestion du temps de parole.
Chaque salle de session sera équipée d’un vidéoprojecteur et d’un ordinateur pour les présentations.
Les présentateurs devront se rendre dans la salle de pré-visionnage (dont l’emplacement vous sera communiqué ultérieurement) pour remettre leur présentation électronique au technicien qui se chargera du transfert dans le système. Les présentations peuvent être transmises par avant par courriel à m.rissons@gmail.com (vivement recommandé aux présentateurs qui interviendront durant les sessions du lundi 21 mai).
Vos documents électroniques devront être remis sur clé USB suffisamment à l’avance et à minima 2 heures avant le début de la session. Les premières présentations du matin devront être transmise la veille au soir.
Les présentateurs devront se rendre dans la salle de la session 15 mn avant de démarrage de celle-ci, afin de rencontrer l’organisateur de session. Ils seront priés de suivre scrupuleusement les instructions que l’organisateur leur communiquera, notamment le respect du temps alloué : merci d’avance de ne pas dépasser les limites de temps imparti. Penser à toujours parler dans le microphone en adoptant un débit modéré par égard pour l’auditoire.
Quelques recommandations générales pour réussir votre présentation
Votre présentation pourra s’accompagner de toutes sortes d’illustrations (audio, vidéo, diaporama, etc). Chaque salle de session sera équipée d’un ordinateur PC tournant sous Windows Seven. Les utilisateurs de Mac devront préalablement s’assurer que leur présentation est lisible sous Windows.
Les diaporamas pourront être préparés avec MICROSOFT POWERPOINT (OFFICE 2010 ou version antérieure sur PC, OFFICE 2011 ou version antérieure sur Mac), OPENOFFICE (3.3.0 ou version antérieure sur PC et Mac), ou ADOBE ACROBAT READER (format PDF). Prière de nous informer dès que possible si vous avez besoin d’utiliser un format particulier afin que nous pré-installions les applications éventuellement requises.
Si votre présentation comporte des vidéos
- Celles-ci doivent préférentiellement être au format WMV ou, à défaut, en AVI ou MPEG.
- Utilisez un codec standard.
- Les fichiers vidéos incorporés dans la présentation doivent être stockés dans le même dossier que cette dernière
- Nous vous conseillons de prévoir un lancement automatique des vidéos incorporés
Si votre présentation doit comporter des liens vers des fichiers d’un autre format
- ceux-ci doivent préférentiellement être au format PDF (ADOBE ACROBAT READER), ou, à défaut, DOC (MICROSOFT WORD), quoique moins fonctionnel pour une projection.
- Ces fichiers doivent être stockés dans le même dossier que la présentation.
Recommandations particulières pour les utilisateurs de Mac
- Les utilisateurs de KEYNOTE (version 5.0.3 ou antérieure) doivent veiller à exporter leur fichier en format PPT ou PDF format.
- Si votre présentation comprend des images, celles-ci doivent être enregistrées sous un format qui est bien reconnu par les ordinateurs PC (notamment JPEG, BMP, GIF). Ne pas utiliser le format PICT.
- Si votre présentation contient des vidéos, celle-ci doivent être enregistrées sous un format qui est bien reconnu par les ordinateur PC (notamment WMV, AVI, MPEG). Ne pas utiliser le format MOV de QUICKTIME.
Testez la compatibilité de votre présentation
- Copiez votre présentation et tous les fichiers afférents, notamment les vidéos, sur le support choisi (CD-rom, clé USB) dans un même dossier portant le nom du congrès
- TRES IMPORTANT : démarrez la présentation ainsi sauvegardée sur un ordinateur différent de celui sur lequel vous l’avez élaborée. Les utilisateurs de Mac devront dans ce cas utiliser un ordinateur PC.
Testez la lisibilité de votre présentation
- Évitez des fonds de diapositives kitch, des polices et des couleurs détériorant la lecture du texte
- Évitez les animations fantaisies qui sont consommatrices de temps et nuisent à la clarté du propos. Faites simple
- Lancez votre présentation sur votre ordinateur (écran moyen de 17 pouces)
- Prenez 3 mètres de recul
- Vous devriez pouvoir lire aisément ce qui s’affiche à l’écran.
Les intervenants ne seront pas autorisés à utiliser leur ordinateur personnel. Ils devront fournir une copie de leur présentation sur clé USB, CD-rom, DVD, disque externe ou par simple envoi courriel au moins un jour avant la tenue de leur session. Nous vous recommandons de sauvegarder votre présentation et tous les documents l’accompagnant sur deux supports distincts. Cela peut être par exemple 1 CD-rom + 2 clé USB, 2 clés USB ou 2 CD-rom...
Quelques intervenants souhaitent pouvoir s’exprimer en français ou en espagnol. En revanche, leur diaporama devra impérativement être en anglais.
